Definisi Inventarisasi Aset

Assalamu’alailu Wr.Wb

Saya akan menjelaskan definisi dari arti Inventarisasi Aset dari para ahli di bidang asset. Pertama definisi Inventarisasi Aset dari tiga sumber, yaitu:

1.       Inventarisasi Aset : Serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada waktu tertentu. Inventarisasi itu kumpulan dari rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset baik fisik serta legal aspek yang bersangkutan. (Sumber : A Gima Sugiama,  2013:173)

2.       Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah. (sumber: Peraturan Pemerintah No. 27 tahun 2014, pasal 1 ayat 25)

3.       Inventaris adalah daftar barang-barang yang digunakan di perusahaan atau di kantor yang menyertakan harga, jumlah, jenis dan keadaannya. Sedangkan Inventarisasi menurut Soemarsono S.R. (1994,p15) adalah pencatatan barang-barang milik kantor perusahaan. (sumber: Soemarsono S.R. (1994,p15))

Kesimpulannya

Inventarisasi aset  adalah rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas asset fisik (tangible) atau non fisik (tangible) serta legal aspek yang bersangkutan., untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya pada waktu tertentu. Inventarisasi di lakukan untuk mendapatkan data seluruh asset yang dimiliki oleh perusahaan atau pemerintah agar assetnya tetap terjaga dan bias ter-kontrol bila terjadi masalah. Seluruh asset perlu diinventarisasikan baik itu di dapatkan dari investasi atau dari pemberian (hibah) dari orang lain. Tentunya sebelum melakukan inventarisasi harus melalui 2 tahapan terlebhih dahulu, yaitu perencanaan kebutuhan asset dan pengadaan asset.

Contoh kasus

Misalnya kita telah melaksanakan serangkain kegiatan untuk mengadakan mesin pabrik dari perencanaan kebutuhan dan pengadaan mesin tersebut. Setelah itu baru inventarisasi asset bisa di laksanakan. Umumnya inventarisasi ini selalu berkaitan dengan aspek legal dan legal audit asset dan Sistem Informasi Manajemen Aset. Karena ketiganya merupakan sebuah satu kesatuan yang terintegritas. Maka mesin yang baru di adakan harus segera di catat sebelum di oprasikan. Serta memberikan kodefikasi pada mesin tersebut. Kodefikasi fungsinya sebagai identitas dari mesin tersebut. Biasanya data karakeristik setiap objek yang perlu di catat dalam setiap inventarisasi asset umumnya seperti:

1.       Jenis asset

2.       Spesifikasinya

3.       Jumlah

4.       Tempat asset

5.       Sumber dana asset tersebut

6.       Waktu pengadaan

7.       Harga peroleh kondisi awal dan keadaan terkini asset

8.       Beberapa kemungkinan kondisi, kualitas dan perubahan asset masa yang akan datang

  
Untuk Gambarnya:

Gambar 1.1 mesin pabrik (sumber:https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEilGrD1RsQZddRd8vwZtu1F_lXxAVHSdncv1EqVdD4mS-TfKySu5g_yPcVfiP7e96lbRtWyQOPI1l6Z-Y4vv9441e08JEC77_627TS2cK3AGBN7n_UVLdmR0gzqIWv4rfk1WGRP8JnaAB8/s1600/1.jpg)

Gambar 1.2 mesin pabrik (sumber: http://gambarmesin.com/wp-content/uploads/2014/01/mesin-pabrik.jpg)

Proses inventarisasi asset pada umumnya ada tiga tahap yakni 1) persiapan, 2)pencatatan , 3) pelaporan hasil inventarisasi. Persiapan inventarisasi menyangkut pembentukan tim pelakasan dan pengendali inventarisasi mesin, penyedia peralatan dan perlengkapan inventarisasi, penyusunan jadwal, dan penyiapan anggaran. Sejumlah instrument dibutuhkan dalam melaksaka “pencatatan” dan “pelaporan hasil” inventarisasi. Sebagai contoh instrument yang di perlukan untuk pecatatan, pelaporan dan dokumen Inventarisasi mesin-mesin pabrik yang di miliki oleh Barang MIlikik Negara/Daerah (BMN/D) meliputi:

1.       Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)

BIBI  merupakan buku yang di gunakan untuk mencatat seluruh aset atau barang inventaris tidak habis pakai menurut tanggal penerimaannya antara lain peralatan. BIBI ini umumnya memuat data nomor urut, tanggal pembukuan, kode  barang, nama barang, spesifikasi barang, merek, tipe, jumlah, nama satuan, tahun pembuatan, asal barang, tanggal penyerahan, keadaan barang, harg ukuran, dan data lainnya yang dibutuhkan. Pelaksanaan pencatatan data tersebut ke dalam BIBI dilakukan setelah serah terima dari pihak pemasok atau setelah kegiatan pengadaan.

2.       Daftar Inventarisasi Ruangan (DIR)

DIR memuat data seluruh barang yang mencakup pekerjaan barang yang mencakup pekerjaan:

·         Pencatatan atas aset/barang/mesin inventaris yangada di masing-masing ruangan di mana aset tersebut berada.

·         Menyajikan?mengetik hasil pencatatan ke dalam sebuah DIR yang telah disiapkan.

·         Membubuhkan tandatangan pemakai barang bersangkutan.

·         DIR yang telah memuat data dalam sebuah kartu disebut kartu inventaris ruangan (KIR).  Kemudian KIR tersebut harus ditempatkan /ditempel pada masing-masing ruangan yang mudah diliat dan mudah dibuka.

Untuk gambarnya:

Gambar 2.1 Daftar Inventaris Ruangan (sumber: http://img.docstoccdn.com/thumb/orig/130702197.png)

·         Menyimpan lembur DIR asli untuk dijadikan dasar atau bahan pembukuan inventarisasi barang.

1

·         Menyimpan lembur DIR asli untuk dijadikan dasar atau bahan pembukuan inventarisasi barang.

1.       Kartu Iventaris Barang

KIB adalah kartu yang digunakan untuk mencatat seluruh data asal inventaris dn riwat rinci selama penggunaan, mutasi barang dan hal-hal lain yang menyangkut pemakaian serta asal usul aset bersangkutan.

  

Gambar 3.1 Kartu Inventaris Barang (sumber: http://img.docstoccdn.com/thumb/orig/112633664.png)

1.       Daftar Inventaris  Lain (DIL)

DIL memuat data atau pencatatan mengenai aset atau barang tertentu yang kategorinya tidak tertampung dalam DIR maupun KIB. Misalnya kadang kala di sebuah pabrik proudksi barang memiliki aset yang hanya dimiliki dan di pakai beberapa tahun saja seperti temporer, seperti genset dan peralatan lainnya untuk sementara.

2.       Daftar Barang dalam Proses Inventaris (DBPL)

DBDPI dimaksudkan untuk mencatat semua aset atau barang yang masih dalam proses pengerjaan.

3.       Lembar Mutasi Barang Triwulan (LMBT)

LMBT adalah catatan mengenai perubahan kuantitas aset atau barang inventaris untuk suatu interval waktu yang ditentukan missal setiap satu semester atau satu tahun tergantung kebutuhan.

4.       Laporan Tahunan

Setiap organisasi atau perusahaan melakasanakan laporan tahunan untuk seluruh aset atau barang yang dimilikinya.

5.       Buku Catatan Non Inventaris (BCNI)

6.       Daftar Barang Dalam Proses Inventaris (DBDPI)

Kodefikasi dan Monev Inventarisasi

                Kodefikasi aset memegang peranan penting dalam mempermudah dan menyederhanakan proses inventarisasi aset. Semakin banyak jenis dan jumlah aset termasuk mesin-mesin produksi, makin penting melakukan kategorisasi dengan membuat membuat kodefikasi lebih rinci terhadap atas aset bersangkutan.

Sebagai contoh khusus untuk Barang Milik Negara (BMN) termasuk BMN/BMD aset mesin-mesin produksi milik Badan Usaha Negara/Daerah kodefikasi diatur oleh Peraturan Mentari Keuangan No. 97/PMK.06/2007 Tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara. Berdasarkan  PMK tersebut ditegaskan sebagai berikut: tujuan dari kodefikasi barang dinyatakan dalam pasal 2:

“Penggolongan dan kodefikasi Barang Milik Negara bertujuan untuk terciptanya   keseragaman dalam penggolongan dan klasifikasi Barang Milik Negara secara nasional guna mewujudkan tertib administrasi dan mendukung tertib pengolalaan Barang Milik Negara”

Selanjutnya dalam ayat (20 Pasal 1 PMK No. 97/PMK.06/2007 dinyatakan bahwa: “Penggolongan adalah kegiatan untuk menetapkan secara sistematik ke dalam golongan, bidang, kelompok, sub kelompok, dan sub-sub kelompok Barang Milik Negara.”

Mengacu pada pernyataan di atas, kategorisasi atau pengelompokan BMN itu secara sistematik terdiri dari:

1.       Golongan,

2.       Bidang,

3.       Kelompok,

4.       Sub kelompok, dan

5.       Sub-sub kelompok

Secara teknis, penggolongan dan kodefikasi sebagaimana diatur oleh PMK No.97/2007 terutama dinyatakan pada ayat (3) pasal 3 sebagai berikut: “Penggolongan dan Kodefikasi Barang sebagaimana di maksud pada ayat (1) dan (2) ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam Lampiran Peraturan Menteri Keuangan ini,” Sebagaimana dimaksud  aturan teresebut, berikut ini ilustrasi urutan penggolongan dank ode BMN:

                                                                                                                                                                            

GOLONGAN

BIDANG

KELOMPOK

SUB KELOPMPOK

SUB-SUB KELOMPOK

Langsung pada contohnya:

1

01

01

04

000

Angka 01 adalah “golongan”, angka 01 menunjukan “Bidang”, kemudian 01 adalah “kelompok”, 04 menunjukkan “sub-kelompok” barang, ada pun angka 000 adalah nomor urut barang yang bersangkutan yang berarti Sub-sub Kelompok barang.

Sekian paparan dari saya. Mudah-mudah bermanfaat bagi pembaca semua. Bila ada salah-salah kata atau tuturan kata saya minta maaf

 Daftar pusaka

Sugiama, A Gima (2013), MANAJEMEN ASET PARIWISATA, Guardaya Intimarta, hal.172-181 

Selanjutnya ada kasus tentang pengelolaan inventarisasi aset masih rendah, yaitu:

LAPORAN KEUANGAN: Inventarisasi Aset Pemda Dinilai Masih Lemah

  (Sumber: http://news.bisnis.com/read/20121220/78/110930/laporan-keuangan-inventarisasi-aset-pemda-dinilai-masih-lemah)

BATAM--Wakil Ketua Komisi XI DPR RI Harry Azhar Azis mengatakan inventarisir aset masih menjadi salah satu masalah penilaian BPK dalam pemberian laporan keuangan pemerintah daerah.

Menurutnya, dari catatan BPK pengelolaan inventarisir aset pemda di Indonesia masih lemah sehingga banyak laporan keuangan pemda yang mendapatkan penilaian tidak wajar dan wajar dengan catatan.

Adapun selain masalah aset, masalah program pinjaman dan pertanggungjawaban keuangan Pemda juga turut masuk catatan BPK.

"Umumnya masalah yang dicatat BPK, pengelolaan aset nomor satu dalam laporan keuangan pemda," ujarnya di Batam, Kamis (20/12/2012).

Lemahnya pengelolaan aset pemda, lanjut Harry, juga berakibat banyak aset-aset pemda yang tidak jelas karena tidak diurus dengan baik, termasuk aset yang hilang.

Padahal dia meyakini jika masalah ini bisa diselesaikan, laporan keuangan pemda bisa memperoleh penilaian wajar tanpa pengecualian (WTP).

"Ini juga akibat ketidaksiapan SDM pemda," sambungnya.

Melalui pendirian BPKP di daerah, lanjutnya, juga sebagai langkah untuk mendorong kinerja keuangan pemda yang dinilai relatif rendah selama ini.

Program sosialisasi BPKP pun turut menentukan agar pemahaman pemda tentang inventarisir aset bisa terbantu

"Ini sudah menjadi program BPKP. Sebenarnya, masalah aset bisa dipahami karena ada penyusutan, namun tetap harus ada pertanggungjawaban. Saya sudah mengusulkan penghapusan aset daerah untuk mengantisipasi kendala penilaian BPK," paparnya.

Penghapusan aset tersebut, papar Harry, bisa diajukan oleh Bupati/Walikota dan Gubernur ke pihak DPR agar mendapat persetujuan. Menurutnya aset yang bisa dihapuskan yang bernilai maksimal Rp5 miliar.

"Itu bukan akumulasi, tapi nilai maksimum tiap jenis aset," kata dia.

Untuk diketahui, selama ini, dari sembilan pemerintah daerah di Kepri, yaitu provinsi Kepri, Batam, Bintan, Karimun, Tanjungpinang, Karimun, Lingga, Natuna dan Anambas, hanya Pemprov dan Pemkab Bintan yang mendapat penilaian wajar tanpa pengecualian, sedang yang lain wajar dengan pengecualian.(k17/k59)

(sumber: http://berita.plasa.msn.com/nasional/bisnisindonesia/laporan-keuangan-inventarisasi-aset-pemda-dinilai-masih-lemah    diunduh: Rabu, 10 September 2014 pukul: 21.36)

*SOLUSI*

Arti dari inventarisasi aset sendiri yaitu Rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset secara fisik non fisik, dan secara yuridis / legal. melakukan kodefikasi dan mendokumentasikannya untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan. Oleh karena itu, inti dari berita diatas masalahnya ialah masih lemah menginvetarisasi aset pemda, karena sumber daya  manusia masih tidak memumpuni. Dan juga ke tidak siapannya SDM. Sehingga banyak laporan keuangan pemda yang mendapatkan penilaian tidak wajar dan wajar dengan catatan. Banyak aset-aset yang belum tercatat dan pada hilang. Solusinya yaitu dengan menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas. Yang mengerjakan tugas tersebut harus pada ahlinya dan yang mengerti soal ini. Jadi pemerintah beri pelatihan atau kuliahkan karyawannya. Agar ia menjadi ahli di bidang aset, sehingga tidak terjadi kesalah lagi karena ia sudah menguasai dan mengerti mengiventarisasi aset. Sehinggapara karyawan tau proses kerja yang di lakukannya, antara lain: pendataan kodefikasi, pengelempokan, dan administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.